Boekhouding ZZP zelf doen: het mag, het kan, en het hoeft niet duur te zijn

Ja, je mag als ZZP'er je boekhouding gewoon zelf doen. Er staat nergens in de wet dat je een boekhouder moet hebben. Voor de meeste startende ondernemers en vakmensen is een eigen administratie prima te overzien, mits je het vanaf dag één serieus aanpakt. In dit artikel lees je wanneer zelf doen prima werkt, wanneer je beter hulp inschakelt, en hoe je voorkomt dat de Belastingdienst lastige vragen gaat stellen. Geen verkooppraatje, gewoon eerlijke informatie.

Mag je als ZZP'er je boekhouding zelf doen?

Kort antwoord: ja. Er is geen wettelijke verplichting voor ZZP'ers en eenmanszaken om een boekhouder of accountant in te schakelen. De Belastingdienst stelt eisen aan jouw administratie, niet aan wie die bijhoudt. Je moet je inkomsten, uitgaven, facturen en bonnetjes ordelijk bewaren en je aangiftes op tijd indienen. Of jij dat zelf doet, je partner, of een ingehuurde boekhouder maakt voor de wet niet uit. Voor BV's en stichtingen liggen de regels strenger, maar als ZZP'er met een eenmanszaak ben je vrij om het zelf te regelen.

Wanneer zelf doen prima werkt, en wanneer niet

Eerlijk is eerlijk: zelf boekhouden is niet voor iedere situatie verstandig. Voor de gemiddelde ZZP'er, vakmens of freelancer met Nederlandse klanten is het prima te doen. Wordt het complexer, dan loont een paar uur professionele hulp per jaar zichzelf snel terug.

Zelf doen werkt goed: eenmanszaak, Nederlandse klanten, omzet tot pakweg 100.000 euro, weinig personeel, geen ingewikkelde investeringen.
Hulp inschakelen is verstandig: je hebt of overweegt een BV, je werkt veel in het buitenland (internationale BTW is een specialisme), je hebt personeel in loondienst, of je doet grote investeringen met fiscale aftrekposten.
Twijfel je over een specifieke situatie? Een eenmalig consult bij een boekhouder kost meestal tussen de 75 en 150 euro en geeft duidelijkheid voor de jaren erna.

Wat moet je als ZZP'er bijhouden?

Je administratie hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar moet wel compleet zijn. De Belastingdienst kijkt of je inkomsten en uitgaven kloppen en of je BTW correct hebt afgedragen. Dit zijn de basisonderdelen die je verplicht bewaart:

Verkoopfacturen met doorlopende nummering (geen gaten, geen dubbele).
Inkoopfacturen en bonnetjes van zakelijke uitgaven, bij voorkeur gescand of gefotografeerd.
Bankafschriften van je zakelijke rekening.
Kilometeradministratie als je de auto zakelijk gebruikt.
Urenregistratie (belangrijk voor het urencriterium van 1225 uur voor zelfstandigenaftrek).
BTW-overzicht per kwartaal of jaar.

BTW-aangifte zelf doen: hoe werkt het?

BTW-aangifte doe je via MijnBelastingdienst Zakelijk met je DigiD of eHerkenning. Standaard krijg je per kwartaal een uitnodiging om aangifte te doen, en je hebt na afloop van het kwartaal een maand de tijd om in te dienen en te betalen. Het aangifteformulier is verrassend simpel: je vult per BTW-tarief (21 procent, 9 procent, 0 procent) in hoeveel omzet je had en hoeveel BTW je hebt betaald op zakelijke inkopen (voorbelasting). Het verschil betaal je, of krijg je terug. De grootste valkuil is niet de aangifte zelf, maar het tijdig opzij zetten van de af te dragen BTW. Reken erop dat ongeveer 17 procent van iedere factuur (21/121) niet van jou is, maar van de Belastingdienst.

De Kleineondernemersregeling (KOR)

Verwacht je per jaar minder dan 20.000 euro omzet? Dan kun je je aanmelden voor de KOR en hoef je geen BTW te berekenen, in te dienen of af te dragen. Klinkt aantrekkelijk, en dat is het vaak ook voor bijverdienen of een rustige start. Maar let op: je mag dan ook geen BTW terugvragen op je zakelijke inkopen. Voor een vakmens die veel materiaal inkoopt is dat zelden gunstig, voor een tekstschrijver of coach met weinig kosten juist wel. Je meldt je aan bij de Belastingdienst en zit er minimaal drie jaar aan vast.

Bonnetjes, bewaartermijn en de 7-jaarsregel

Alle administratie die te maken heeft met je onderneming moet je 7 jaar bewaren, gerekend vanaf het einde van het boekjaar. Voor administratie rond onroerend goed is dat zelfs 10 jaar. Papieren bonnetjes vervagen, dus scan of fotografeer ze direct na ontvangst. De Belastingdienst accepteert digitale kopieën, mits de afbeelding leesbaar is en je het origineel niet hoeft te wijzigen. Een tankbon van twee jaar geleden die je niet meer kunt vinden klinkt onschuldig, maar bij een controle kan dat tientallen euro's aan afgekeurde voorbelasting kosten.

Inkomstenbelasting: hier is een boekhouder vaak wel het geld waard

Naast de BTW doe je ook één keer per jaar aangifte inkomstenbelasting, meestal vóór 1 mei. Hier zit het werkelijke fiscale voordeel van het ZZP-schap: zelfstandigenaftrek, MKB-winstvrijstelling, eventueel startersaftrek, en bij investeringen de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. Als je gedurende het jaar je administratie netjes hebt bijgehouden, kost een boekhouder voor de IB-aangifte je vaak tussen de 250 en 500 euro, en die verdient zichzelf doorgaans terug met aftrekposten die je zelf zou missen. Onze eerlijke aanrader: doe je BTW zelf, en overweeg voor de IB-aangifte een goede boekhouder of online dienst. Combineren mag prima.

Wat een goede app voor je kan doen

Het verschil tussen zelf boekhouden in een Excel-bestand en met een lichte app is groot. Niet omdat Excel niet kan, maar omdat je in een drukke week sneller dingen vergeet. Een app helpt met:

Automatische BTW-berekening op iedere factuur.
Bonnetjes-OCR: foto maken, en bedrag, datum en BTW worden uitgelezen.
Doorlopende factuurnummers zonder dat jij ze hoeft bij te houden.
Ritten registreren met start- en eindlocatie.
Een overzicht per kwartaal zodat je BTW-aangifte een kwestie is van overtypen.

Veelgemaakte fouten die geld kosten

De meeste problemen bij ZZP-administraties komen niet voort uit ingewikkelde fiscale kwesties, maar uit slordigheid. De Belastingdienst is over de meeste zaken redelijk, maar over deze punten niet:

Bonnetjes kwijt: geen bewijs is geen aftrek.
BTW-aangifte te laat: standaard 68 euro boete, plus rente.
Factuurnummers met gaten of dubbele nummers: ziet er onbetrouwbaar uit bij controle.
Privé en zakelijk vermengen op één rekening: vrijwel onmogelijk om naderhand uit te pluizen.
Vergeten het urencriterium van 1225 uur bij te houden: kost je de zelfstandigenaftrek (ruim 3000 euro per jaar).

Hoeft het echt duur of ingewikkeld te zijn?

Pakketten als Moneybird, e-Boekhouden en Exact doen hun werk prima, maar zijn gebouwd voor mensen die tijd willen steken in het leren van een boekhoudsysteem. Veel ZZP'ers en vakmensen willen dat juist niet. Zij willen een factuur sturen, een bonnetje vastleggen, en aan het eind van het kwartaal weten wat ze aan BTW moeten betalen. Niet meer en niet minder. Dat kan ook gratis of vrijwel gratis, zolang de basis op orde is. Het hoeft niet duur. Het hoeft niet ingewikkeld. Maar pak het wel serieus, want de Belastingdienst is niet flexibel als puntje bij paaltje komt.

Veelgestelde vragen

Moet ik als ZZP'er een boekhouder hebben?▾

Nee, voor een eenmanszaak is een boekhouder niet wettelijk verplicht. Je mag je administratie en aangiftes volledig zelf doen. Veel ZZP'ers kiezen ervoor om de BTW zelf te doen en alleen voor de jaarlijkse inkomstenbelasting hulp in te schakelen.

Hoe doe ik mijn BTW-aangifte zelf?▾

Je logt in op MijnBelastingdienst Zakelijk met DigiD of eHerkenning, vult per BTW-tarief je omzet en betaalde voorbelasting in en verstuurt de aangifte. Je hebt een maand na het kwartaal de tijd. Zorg dat je per kwartaal een duidelijk overzicht hebt van facturen en bonnetjes, dan is het een kwestie van overtypen.

Welke app is gratis voor ZZP-boekhouding?▾

SpreekFactuur is gratis te starten en doet de basisboekhouding op de achtergrond mee terwijl jij factureert en bonnetjes vastlegt. Geen pakket dat je hoeft te leren, geen abonnement om eerst uit te proberen. Voor BTW-aangifte krijg je een kant-en-klaar kwartaaloverzicht.

Wat als ik een fout maak in mijn boekhouding of aangifte?▾

Een fout in een BTW-aangifte herstel je via een suppletie als het gaat om meer dan 1000 euro, kleinere correcties verwerk je in het volgende kwartaal. De Belastingdienst is over eerlijke vergissingen redelijk, mits je het zelf meldt. Bewust onjuiste aangifte is een ander verhaal en kan flinke boetes opleveren.

Wat is de KOR en is die interessant voor mij?▾

De Kleineondernemersregeling (KOR) is een vrijstelling voor ondernemers met minder dan 20.000 euro omzet per jaar. Je hoeft dan geen BTW te rekenen, in te dienen of af te dragen, maar je kunt ook geen voorbelasting terugvragen. Interessant bij weinig zakelijke inkopen, minder gunstig als je veel materiaal inkoopt.

Begin gewoon, zonder pakket te leren

SpreekFactuur is gratis te starten en houdt je boekhouding op de achtergrond automatisch mee. Factuur maken via spraak, bonnetje fotograferen, en aan het eind van het kwartaal een kant-en-klaar BTW-overzicht. Geen abonnementsval, geen handleiding van honderd pagina's.

Gratis starten

Verder lezen

Je eerste factuur maken als ZZP'er: stap voor stap Factuur sjabloon voor ZZP'ers: voorbeeld, checklist en gratis opties Eerste factuur maken als ZZP'er Factuur-sjabloon voor ZZP Functies: boekhouding op de achtergrond Voor wie is SpreekFactuur?