Je eerste factuur maken als ZZP'er: stap voor stap
Pas ingeschreven bij de KvK en nu moet er een factuur de deur uit. Geen paniek: een geldige factuur is in vijf minuten klaar als je weet wat de Belastingdienst verplicht stelt. In deze gids loop je alle eisen door, zie je hoe je nummert, kiest tussen BTW-tarieven en voorkom je de fouten waar starters meestal in trappen.
Wat moet er wettelijk op een factuur staan?
De Belastingdienst is duidelijk over wat een geldige factuur is. Mis je iets, dan mag een klant of de fiscus je factuur afkeuren. Houd deze gegevens als minimum aan: je bedrijfsnaam en adres, je KvK-nummer, je BTW-identificatienummer (begint met NL en eindigt op B01), naam en adres van de klant, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, de leverdatum als die afwijkt, een duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd, het aantal of de uren, het bedrag exclusief BTW, het BTW-tarief en bedrag, en het totaal inclusief BTW. Lever je aan een zakelijke klant in een ander EU-land, dan voeg je ook diens BTW-nummer toe en vermeld je 'BTW verlegd'. Met SpreekFactuur staat al deze info standaard goed ingevuld zodra je je gegevens een keer hebt opgegeven.
Bedrijfsnaam, adres en KvK-nummer
BTW-id (NL...B01)
Klantnaam en adres
Uniek factuurnummer en datum
Omschrijving, aantal en prijs
BTW-tarief en BTW-bedrag
Totaalbedrag inclusief BTW
Hoe nummer ik mijn facturen?
Factuurnummers moeten doorlopend en uniek zijn. Dat betekent: geen gaten, geen dubbelingen, en de volgorde loopt op. Je hebt vrijheid in de opmaak. Veel starters gebruiken simpelweg 1, 2, 3, anderen kiezen voor 2026-001, 2026-002 zodat je per jaar opnieuw kunt beginnen met een logische volgorde. Beide mag, zolang je consistent bent. Wat niet mag: tussendoor een nummer overslaan omdat de klant de factuur 'niet wilde', of een factuur achteraf verwijderen. Heb je een factuur fout verstuurd? Stuur een creditfactuur met een nieuw nummer en stuur daarna de juiste factuur. Zo houd je je administratie sluitend, ook bij een controle van de Belastingdienst.
Welk BTW-tarief moet ik rekenen?
In Nederland gelden drie BTW-tarieven plus een vrijstelling. Het hoge tarief van 21% is de standaard voor de meeste diensten en producten. Het lage tarief van 9% geldt onder andere voor kappers, fietsenmakers, schilders aan woningen ouder dan twee jaar, en voor eten en drinken. Het 0%-tarief gebruik je bij export buiten de EU. Twijfel je? Kijk op de site van de Belastingdienst bij 'tabel goederen en diensten' of vraag het je boekhouder. Ben je net begonnen en blijft je omzet onder 20.000 euro per jaar? Dan kun je je aanmelden voor de Kleineondernemersregeling (KOR). Je rekent dan geen BTW aan je klanten, je doet geen BTW-aangifte, maar je kunt ook geen BTW terugvragen op je inkopen.
Wanneer mag ik geen BTW rekenen?
Er zijn een paar situaties waarin je geen BTW op je factuur zet. Bij de KOR meld je dat met de tekst 'Factuur vrijgesteld van OB op grond van artikel 25 Wet OB'. Lever je aan een zakelijke klant in een ander EU-land met een geldig BTW-nummer? Dan verleg je de BTW en zet je 'BTW verlegd' op de factuur. Bij export buiten de EU pas je het 0%-tarief toe. Sommige beroepen zijn van rechtswege vrijgesteld, denk aan medische zorg, onderwijs of bepaalde culturele diensten. Vermeld dan welke vrijstelling van toepassing is. Met SpreekFactuur kies je per klant of factuur het juiste regime en wordt de bijbehorende tekst automatisch toegevoegd.
Welke betaaltermijn spreek je af?
Als je niets afspreekt, geldt wettelijk een betaaltermijn van 30 dagen. Voor zakelijke klanten mag dat oplopen tot 60 dagen, maar alleen als beide partijen dat schriftelijk overeenkomen. Wil je sneller je geld? Spreek vooraf 14 dagen af, zet het in je offerte en herhaal het op de factuur. Een kortere termijn werkt vooral als je een betaallink toevoegt: een iDEAL-link of Tikkie verlaagt de drempel zichtbaar. Vermeld altijd de uiterste betaaldatum, niet alleen 'binnen 14 dagen', maar de exacte datum. Dat scheelt discussie en maakt later aanmanen eenvoudiger. Betaalt een klant te laat? Stuur eerst een vriendelijke herinnering, daarna een aanmaning met wettelijke rente.
Hoe verstuur je een factuur het beste?
Een factuur mag per post of digitaal, mits de klant met digitaal akkoord gaat. In de praktijk is dat geen issue: vrijwel iedereen verwacht een PDF in de mail. Stuur je factuur als PDF-bijlage met een korte begeleidende mail. Voeg een betaallink toe als je sneller betaald wilt worden. iDEAL via Mollie, Stripe of een Tikkie-link werken goed: de klant klikt, betaalt, klaar. Stuur de factuur direct na de levering of het werk. Hoe langer je wacht, hoe vager het in het hoofd van de klant wordt. Met SpreekFactuur spreek je de factuur in tussen twee klussen door en is hij binnen een minuut verstuurd, inclusief betaallink.
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
Je bent verplicht je administratie 7 jaar te bewaren, gerekend vanaf het einde van het boekjaar. Een factuur uit 2026 bewaar je dus tot en met 2033. Voor onroerend goed is dat zelfs 10 jaar. Digitaal bewaren mag, en dat is meestal handiger dan een map vol papier. De Belastingdienst stelt wel eisen: de factuur moet leesbaar blijven, niet aanpasbaar zijn en op verzoek snel terug te vinden. Een PDF in een gestructureerde map werkt prima, een foto op je telefoon eigenlijk niet. Gebruik je een app, zorg dan dat je je administratie kunt exporteren als je ooit overstapt. Zo blijf je in lijn met de bewaarplicht zonder vendor lock-in.
Welke fouten maken starters het vaakst?
Een paar klassiekers die je makkelijk kunt vermijden. Eén: KvK-nummer of BTW-id vergeten, vooral als je een Word-sjabloon gebruikt. Twee: factuurnummers door elkaar, of een nummer overslaan na een fout. Drie: BTW vergeten of het verkeerde tarief pakken. Vier: te lange of vage omschrijvingen zoals 'diensten juli' zonder verdere uitleg, waar de Belastingdienst lastig over kan doen. Vijf: geen duidelijke betaaldatum, alleen 'binnen 30 dagen', wat tot misverstanden leidt. Zes: vergeten te factureren omdat het er even bij inschoot, en dan drie maanden later alsnog sturen. Een vaste werkwijze, of een app die nummering en BTW automatisch goed zet, lost de meeste van deze valkuilen meteen op.
Veelgestelde vragen
Wat moet er minimaal op een factuur staan?▾
Je bedrijfsgegevens met KvK-nummer en BTW-id, klantgegevens, een uniek factuurnummer, factuurdatum, omschrijving van de dienst of het product, bedrag exclusief BTW, BTW-tarief en bedrag, en het totaal inclusief BTW. Dit zijn de wettelijke minimumeisen van de Belastingdienst.
Hoe begin ik met factuurnummers als ZZP'er?▾
Je kiest zelf de opmaak, zolang de nummers uniek en oplopend zijn. Veel starters beginnen met 2026-001 of gewoon met 1. Belangrijk is dat je geen gaten laat vallen en geen factuur achteraf verwijdert. Maak je een fout, stuur dan een creditfactuur en daarna een nieuwe factuur met het volgende nummer.
Moet ik BTW rekenen als ZZP'er?▾
Ja, tenzij je gebruikmaakt van de Kleineondernemersregeling (KOR), je een vrijgesteld beroep uitoefent of je levert aan een zakelijke EU-klant met BTW-verlegging. In alle andere gevallen reken je 21% of 9% BTW, afhankelijk van wat je levert.
Hoe lang mag een betaaltermijn zijn?▾
Standaard is 30 dagen na factuurdatum. Je mag korter afspreken, bijvoorbeeld 14 dagen, mits je dat vooraf met de klant communiceert. Voor zakelijke klanten mag de termijn maximaal 60 dagen zijn, alleen als beide partijen daar schriftelijk mee instemmen.
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?▾
Zeven jaar, vanaf het einde van het boekjaar. Voor onroerend goed geldt 10 jaar. Digitaal bewaren mag, mits de factuur leesbaar blijft, niet aanpasbaar is en snel vindbaar is bij een controle van de Belastingdienst.
Maak je eerste factuur in 30 seconden
Spreek of typ wat je hebt gedaan en voor wie. SpreekFactuur vult je KvK-nummer, BTW-id en factuurnummer automatisch in, kiest het juiste BTW-tarief en stuurt een PDF met betaallink. Gratis te proberen, zonder creditcard.