Zo start je als zelfstandig personal trainer
Praktische checklist: van KvK-inschrijving tot je eerste klant
Je weet alles van training, voeding en motivatie. Maar een eigen praktijk als personal trainer draait om meer dan goede schema's. KvK, BTW, verzekeringen, je tarieven en je eerste klanten: het komt allemaal naast het echte werk op je af. Deze gids loopt het stap voor stap met je door, specifiek voor personal trainers. Geen vaag advies, maar concrete acties.
Schrijf je in bij de KvK
Zonder KvK-inschrijving mag je niet factureren. Het kost eenmalig rond de 75 euro en duurt een halfuur.
- Maak een afspraak bij de Kamer van Koophandel (kan online).
- Kies je rechtsvorm: de meeste personal trainers starten als eenmanszaak. Simpel, goedkoop, snel.
- Bedenk een handelsnaam. Je eigen naam of een merknaam voor je praktijk, allebei mag.
- Neem je ID mee. Je krijgt direct je KvK-nummer.
- De Belastingdienst stuurt je BTW-nummer binnen twee weken.
Train je in een sportschool tegen een vergoeding? Leg de afspraken (huur, omzetdeling) schriftelijk vast en zorg dat je echt zelfstandig werkt met eigen klanten.
Regel je BTW-nummer en kies je regeling
Personal training is een dienst waarover je 21% BTW rekent. Voor sommige sportlessen kan een ander tarief gelden.
- Je BTW-nummer krijg je automatisch na KvK-inschrijving (duurt 1-2 weken).
- Individuele personal training valt onder 21% BTW.
- Let op: voor het 'gelegenheid geven tot sportbeoefening' kan het verlaagde tarief gelden, maar dat is een specifieke regeling. Vraag bij twijfel je boekhouder of de Belastingdienst.
- Omzet onder 20.000 euro per jaar? Overweeg de KOR. Dan reken je geen BTW en doe je geen BTW-aangifte.
- Met KOR kun je geen BTW op je inkoop (apparatuur, kleding, opleiding) terugvragen. Reken uit wat voordeliger is.
Begin je parttime met een beperkt aantal klanten? Dan is de KOR vaak handig: minder administratie en geen BTW-aangifte.
Open een zakelijke bankrekening
Privé en zakelijk scheiden bespaart je stress bij de belastingaangifte. De meeste banken bieden een zakelijke rekening vanaf 5-10 euro per maand.
- Kies een bank met iDEAL-betaallinks, handig voor klanten die een strippenkaart of pakket vooraf betalen.
- Je IBAN moet op al je facturen staan.
- Houd bonnetjes apart: trainingsmateriaal, kleding, opleidingen en certificeringen zijn aftrekbare kosten.
- Populaire opties: Knab, Bunq Business, ING Zakelijk, Rabobank.
Sluit de juiste verzekeringen af
Je werkt fysiek met klanten en draagt verantwoordelijkheid voor hun veiligheid. Een goede aansprakelijkheidsverzekering is voor jou essentieel.
- Aansprakelijkheidsverzekering bedrijven (AVB): essentieel. Dekt letsel of schade bij een klant tijdens de training, bijvoorbeeld een blessure door een oefening of een vallend gewicht. Kost rond 15-30 euro per maand.
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering: dekt schade door verkeerd advies, bijvoorbeeld een schema of voedingsadvies dat tot letsel leidt.
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV): jouw lichaam is je werk. Bij een blessure heb je geen inkomen. Reken op 80-250 euro per maand.
- Train je bij klanten thuis of buiten? Check of je AVB werk op locatie dekt.
Laat klanten vooraf een gezondheidsverklaring (intake) invullen en onderteken een aansprakelijkheidsverklaring. Dat beschermt je en is wat je verzekeraar verwacht.
Bepaal je tarieven
Wat reken je per sessie? Personal trainers rekenen doorgaans 40-75 euro per losse sessie, met korting bij pakketten of strippenkaarten.
- Reken uit wat je nodig hebt: vaste lasten + verzekeringen + belasting + wat je wilt verdienen, gedeeld door je trainbare uren.
- Je bent niet 40 uur per week aan het trainen. Reken met 20-30 sessies, de rest gaat op aan schema's maken, reizen en administratie.
- Werk met strippenkaarten (bijvoorbeeld 10 sessies) of maandpakketten. Dat geeft je voorspelbare omzet en bindt klanten.
- Duo- of groepstraining levert per uur meer op: reken per persoon iets minder, maar train er meerdere tegelijk.
- Reken reistijd mee als je bij klanten thuis traint, via een hoger tarief of voorrijkosten.
Begin niet te laag. Een pakket van 10 sessies met lichte korting geeft je vaste omzet en houdt klanten gemotiveerd.
Richt je administratie in
Hier haken veel startende trainers af. Maar het hoeft niet ingewikkeld te zijn als je het goed opzet.
- Je facturen moeten verplicht bevatten: bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer, IBAN, factuurnummer, datum, omschrijving en BTW-bedrag.
- Bewaar alle bonnetjes digitaal. Een foto met je telefoon is voldoende.
- Verkoop je strippenkaarten of maandabonnementen? Houd bij hoeveel sessies een klant nog tegoed heeft.
- Doe je BTW-aangifte op tijd (per kwartaal), tenzij je de KOR gebruikt.
- Met SpreekFactuur spreek je je factuur gewoon in, de BTW wordt automatisch berekend. Voor strippenkaarten en abonnementen zet je terugkerende facturen klaar, en met een intake-formulier leg je de gegevens en gezondheidsverklaring van je klant vast.
Begin vanaf dag 1 goed. Achteraf je administratie op orde brengen kost je veel meer tijd dan het bijhouden.
Je administratie hoeft niet moeilijk te zijn
SpreekFactuur is gebouwd voor vakmensen zoals jij. Spreek je factuur in na de klus, en de rest (BTW, KvK-gegevens, betaallink) wordt automatisch geregeld.
Vind je eerste klanten
Je bent ingeschreven, verzekerd en je tarieven staan. Nu moet de agenda vollopen.
- Instagram en TikTok zijn ideaal voor personal trainers: deel oefeningen, transformaties van klanten en tips. Zo bouw je autoriteit en bereik op.
- Bied een gratis of goedkope proefsessie aan. Veel klanten haken aan na een eerste kennismaking.
- Mond-tot-mondreclame werkt sterk: vraag tevreden klanten je aan te bevelen en deel hun resultaten (met toestemming).
- Maak een Google Mijn Bedrijf-pagina. 'Personal trainer [jouw stad]' wordt veel gezocht.
- Werk samen met lokale sportscholen, fysiotherapeuten of voedingscoaches voor doorverwijzingen.
Veelgemaakte fouten
Geen intake en gezondheidsverklaring
Je begint te trainen zonder de gezondheid van je klant uit te vragen. Bij een blessure sta je zonder bewijs en je verzekering vraagt er bij een claim naar. Doe altijd een intake.
Alleen losse sessies verkopen
Losse afspraken geven onvoorspelbare omzet en klanten haken makkelijk af. Werk met strippenkaarten of maandpakketten voor binding en stabiliteit.
Reistijd niet doorberekenen
Je rijdt een half uur naar een klant thuis voor een sessie van een uur. Zonder voorrijkosten of hoger tarief geef je die tijd gratis weg.
Te laag instappen
Uit onzekerheid reken je te weinig per sessie. Maar te goedkoop werken is niet vol te houden en je trekt klanten aan die bij de eerste prijsverhoging weglopen.
Tegoeden van strippenkaarten niet bijhouden
Je verkoopt pakketten maar houdt niet bij wie hoeveel sessies tegoed heeft. Dat leidt tot discussies en misgelopen omzet. Registreer elke sessie.
Veelgestelde vragen
Heb ik een diploma nodig om als personal trainer te starten?+
Wettelijk is er geen diplomaplicht. Maar in de praktijk verwachten klanten, sportscholen en verzekeraars een erkend diploma (bijvoorbeeld een Fit!vak-erkende opleiding of CIOS/ALO). Het is belangrijk voor je geloofwaardigheid en je aansprakelijkheid.
Wat kost het om te starten als personal trainer?+
KvK kost 75 euro. Verder je trainingsmateriaal en eventueel huur van trainingsruimte. Verzekeringen kosten 80-250 euro per maand. De administratie hoeft niets te kosten: SpreekFactuur is gratis om mee te beginnen.
Moet ik BTW rekenen over personal training?+
Ja, individuele personal training valt onder het 21% BTW-tarief. Voor sommige vormen van sportbeoefening kan een verlaagd tarief gelden, vraag dat na bij twijfel. Blijf je onder de 20.000 euro omzet, dan kun je via de KOR vrijstelling aanvragen.
Werk ik met strippenkaarten en reken ik vooraf of achteraf af?+
De meeste personal trainers verkopen pakketten of strippenkaarten die de klant vooraf betaalt, bijvoorbeeld 10 sessies. Dat geeft je voorspelbare omzet. Losse sessies reken je meestal achteraf af, het handigst via een iDEAL-betaallink.
Mag ik klanten thuis of in het park trainen?+
Ja, dat mag. Let wel op: train je in de openbare ruimte structureel met groepen, dan vraagt de gemeente soms een vergunning. Check ook of je aansprakelijkheidsverzekering werk op locatie dekt.
Welke software heb ik nodig voor mijn administratie?+
Je hebt iets nodig voor facturen, klantgegevens en BTW. SpreekFactuur combineert dit in een app die je gewoon kunt inspreken. De BTW wordt automatisch berekend, met een intake-formulier leg je gegevens en gezondheidsverklaring vast en voor strippenkaarten zet je terugkerende facturen klaar. Gratis om te beginnen.
Klaar om te starten?
Je weet nu wat je moet regelen. De administratie is het makkelijkste deel: SpreekFactuur regelt je facturen, bonnetjes en BTW. Gratis beginnen, geen boekhoudkennis nodig.