Eerste BTW-aangifte als ZZP'er: zo doe je het zelf, zonder stress

Drie maanden geleden heb je je ingeschreven bij de KvK, je eerste facturen gestuurd, en nu valt er een brief op de mat: je moet BTW-aangifte doen. Even slikken. Maar geen paniek: de eerste BTW-aangifte is veel minder spannend dan hij voelt, mits je je goed voorbereidt. In dit artikel leggen we precies uit wanneer je aangifte moet doen, wat je nodig hebt, hoe je het invult bij de Belastingdienst, en welke fouten je beter kunt vermijden.

Wanneer moet je BTW-aangifte doen?

De meeste ZZP'ers doen aangifte per kwartaal. Dat is de standaard die je automatisch krijgt na je KvK-inschrijving. Je hebt steeds tot het einde van de maand na afloop van het kwartaal de tijd om aangifte te doen en te betalen. De deadlines liggen dus vast en zijn elk jaar hetzelfde. Als je hogere bedragen draait, kan de Belastingdienst je later op maandaangifte zetten. Voor je eerste jaar is dat zelden aan de orde.

Q1 (januari t/m maart): deadline 30 april
Q2 (april t/m juni): deadline 31 juli
Q3 (juli t/m september): deadline 31 oktober
Q4 (oktober t/m december): deadline 31 januari
Vraag eventueel uitstel aan bij de Belastingdienst, maar betaal altijd op tijd

Hoe meld je je aan voor BTW-aangifte?

Goed nieuws: je hoeft niets te doen. Bij je inschrijving bij de Kamer van Koophandel geeft de KvK je gegevens door aan de Belastingdienst. Binnen 1 tot 2 weken krijg je per post je BTW-identificatienummer en je omzetbelastingnummer. Het BTW-identificatienummer (begint met NL en eindigt op B01) zet je op je facturen. Het omzetbelastingnummer gebruik je om in te loggen op MijnBelastingdienst Zakelijk. Tot je nummer er is, mag je nog geen BTW factureren, maar je mag wel alvast je werk doen. Heb je na twee weken nog niets ontvangen? Bel de BelastingTelefoon, dan kunnen ze je status nakijken.

Wat moet je voorbereiden voor je aangifte?

Een goede BTW-aangifte begint bij een goede administratie. Per kwartaal heb je twee overzichten nodig. Eén: de omzet die je hebt gefactureerd, gesplitst per BTW-tarief (21% voor de meeste diensten en producten, 9% voor onder andere voeding en personenvervoer). Twee: een overzicht van je voorbelasting, dat is de BTW die jij betaald hebt op zakelijke inkopen en die je mag terugvragen. Denk aan je laptop, software, reiskosten, materialen. Bewaar al je facturen digitaal en zorg dat het BTW-bedrag op elke kostenbon zichtbaar is.

Verkoopfacturen per kwartaal, gesplitst per BTW-tarief
Inkoopfacturen met zichtbaar BTW-bedrag en het BTW-nummer van de leverancier
Bankafschriften van je zakelijke rekening
Overzicht van eventuele privégebruik (bijvoorbeeld auto of telefoon)

Stap voor stap: aangifte doen via MijnBelastingdienst Zakelijk

De aangifte zelf doe je online via mijn.belastingdienst.nl/zakelijk. Inloggen kan met DigiD (eenmanszaak) of met eHerkenning niveau 3 (bv of vof). De eerste keer ben je ongeveer een half uur kwijt; na een paar keer doe je het in 10 minuten. De Belastingdienst stuurt je voor elk kwartaal een bericht in je Berichtenbox dat de aangifte klaarstaat.

Log in op MijnBelastingdienst Zakelijk met DigiD of eHerkenning
Kies de juiste aangifteperiode (het juiste kwartaal)
Vul de rubrieken in (zie volgende sectie)
Controleer alle bedragen zorgvuldig op typefouten
Verstuur de aangifte en bewaar de bevestiging

De rubrieken: welk vakje vul je waar in?

Bij de aangifte zie je een formulier met rubrieken. Voor de meeste ZZP'ers zijn er maar een paar relevant. Rubriek 1a is voor omzet met 21% BTW: hier zet je het bedrag exclusief BTW en de BTW zelf. Rubriek 1b is voor omzet met 9% BTW. Rubriek 3 gebruik je als je geleverd hebt aan klanten in andere EU-landen of buiten de EU. Rubriek 5b is je voorbelasting: alle BTW die je mag aftrekken op je zakelijke kosten. Rubriek 5a wordt automatisch berekend en is de totale verschuldigde BTW. Het verschil tussen 5a en 5b is wat je moet betalen of terugkrijgt. Bij twijfel: laat de aangifte open staan en kom er morgen op terug. De Belastingdienst slaat je concept op.

Betalen: hoeveel, wanneer, hoe

Heb je BTW ontvangen van je klanten? Dan moet je die afdragen. Het bedrag in rubriek 5g (te betalen) maak je over naar de Belastingdienst, op het rekeningnummer dat in je aangifte staat met het juiste betalingskenmerk. Betalen kan met iDEAL direct vanuit de aangifte, dat is het makkelijkst. De deadline voor betalen is dezelfde als voor het indienen: einde van de maand na het kwartaal. Te laat betalen kost je een verzuimboete van 68 euro plus invorderingsrente. Slimme tip: maak een aparte spaarrekening en zet bij elke binnenkomende factuur 21/121 van het totaalbedrag direct opzij. Dan staat het geld klaar zonder dat je er over hoeft na te denken.

Wat als je niets verkocht hebt?

Ook als je in een kwartaal geen euro hebt gefactureerd, ben je verplicht aangifte te doen. Dat heet een nul-aangifte en is in twee minuten klaar: je vult overal 0 in en klikt op verzenden. Vergeet je het, dan krijg je gewoon dezelfde boete als bij een te late aangifte met omzet. Zelfs als je net begint en nog geen klanten hebt, doe je dus aangifte zodra je BTW-plichtig bent.

Veelgemaakte fouten bij de eerste aangifte

De meeste fouten zijn slordigheidsfouten, en goed te voorkomen als je weet waar je op moet letten. Onderstaande lijst is de top vijf van fouten die we bij beginnende ZZP'ers en vakmensen zien.

Te laat indienen of betalen: 68 euro boete plus rente, ook bij een nul-aangifte
Voorbelasting aftrekken van een factuur zonder geldig BTW-nummer van de leverancier
Privékosten meenemen als zakelijk (de boodschappen, je vakantie, kleding zonder logo)
Vergeten om buitenlandse omzet apart te boeken in rubriek 3
Bedragen inclusief BTW invullen waar exclusief moet, of andersom

KOR: wanneer hoef je geen aangifte te doen?

Verwacht je per jaar minder dan 20.000 euro omzet te draaien? Dan kun je je aanmelden voor de Kleineondernemersregeling (KOR). Je bent dan vrijgesteld van BTW: je factureert zonder BTW, je hoeft geen aangifte te doen, en je hoeft geen administratie van BTW bij te houden. Het nadeel: je mag ook geen voorbelasting terugvragen. Voor dienstverleners zonder veel investeringen is de KOR vaak gunstig. Voor wie net een dure laptop, gereedschap of een bedrijfsauto heeft gekocht meestal niet, omdat je dan die BTW (vaak honderden tot duizenden euro's) niet terugkrijgt.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik BTW-aangifte doen?▾

Standaard per kwartaal, en je hebt steeds tot het einde van de maand na het kwartaal de tijd. Q1 (jan-mrt) moet uiterlijk 30 april, Q2 uiterlijk 31 juli, Q3 uiterlijk 31 oktober en Q4 uiterlijk 31 januari. De Belastingdienst stuurt je een bericht in je Berichtenbox wanneer de aangifte klaarstaat.

Hoe doe ik mijn eerste BTW-aangifte?▾

Log in op MijnBelastingdienst Zakelijk met DigiD of eHerkenning, kies het juiste kwartaal en vul de rubrieken in. Voor de meeste ZZP'ers volstaat rubriek 1a (omzet 21%), eventueel 1b (omzet 9%) en rubriek 5b (voorbelasting op je zakelijke kosten). Zorg dat je je verkoop- en inkoopfacturen netjes per kwartaal hebt geordend voordat je begint.

Wat als ik geen omzet heb gehad?▾

Dan doe je een nul-aangifte. Je bent verplicht om aangifte te doen, ook als er niets te melden is. Vul overal 0 in, verstuur, en je bent klaar binnen twee minuten. Sla je de aangifte over, dan krijg je dezelfde boete als bij een te late aangifte met omzet.

Wat als ik te laat ben met BTW-aangifte?▾

Te laat indienen kost je een verzuimboete van 68 euro. Te laat betalen kost je daarbovenop invorderingsrente. Lukt het niet op tijd door bijzondere omstandigheden, bel dan zo snel mogelijk de BelastingTelefoon: soms kun je uitstel krijgen voor het indienen. Voor betalen geldt: betaal altijd op tijd, ook als je de aangifte nog moet afronden.

Wat is voorbelasting?▾

Voorbelasting is de BTW die jij hebt betaald op zakelijke inkopen, zoals een laptop, software, materialen of een telefoonabonnement. Die BTW mag je terugvragen in je aangifte (rubriek 5b). Voorwaarde is dat je een geldige factuur hebt waarop het BTW-nummer van de leverancier en het BTW-bedrag duidelijk staan vermeld, en dat de kosten echt zakelijk zijn.

Geen gepuzzel meer met BTW

SpreekFactuur houdt per kwartaal automatisch bij wat je hebt gefactureerd en welke voorbelasting je mag aftrekken. Aan het einde van elk kwartaal krijg je een kant-en-klaar BTW-overzicht: precies de bedragen die je moet overnemen in de rubrieken van je aangifte. Geen Excelsheets, geen schoenendoos met bonnetjes.

Gratis starten

Verder lezen

Je eerste factuur maken als ZZP'er: stap voor stap Factuur sjabloon voor ZZP'ers: voorbeeld, checklist en gratis opties Boekhouding ZZP zelf doen: het mag, het kan, en het hoeft niet duur te zijn Je eerste factuur maken Boekhouding zelf doen als ZZP'er KvK-inschrijving: kosten en stappen Uurtarief bepalen