Factureren aan een particulier of een bedrijf?

Een factuur aan een particulier ziet er net even anders uit dan een factuur aan een bedrijf. Het gaat vooral om hoe je je prijs toont, of je btw verlegt en welke gegevens erop moeten. In deze gids zie je de verschillen, zodat je voor beide soorten klanten een nette factuur stuurt.

Wat is het verschil?

Een particulier betaalt de btw en krijgt die niet terug, dus voor hem telt de prijs inclusief btw. Een bedrijf krijgt de btw terug bij de eigen aangifte en denkt daarom in prijzen exclusief btw. Datzelfde bedrag voelt voor de een dus anders dan voor de ander.

Prijzen tonen: inclusief of exclusief btw

Factureer je aan particulieren, zet dan een prijs inclusief btw neer. Dat is het duidelijkst: ze zien meteen wat ze betalen. Aan zakelijke klanten geef je meestal prijzen exclusief btw, met de btw apart eronder. Op de factuur zelf staan altijd het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het totaal.

Btw verleggen bij zakelijke klanten

Werk je als onderaannemer voor een hoofdaannemer in de bouw, dan verleg je meestal de btw: je rekent geen btw en de hoofdaannemer geeft die zelf aan. Hetzelfde geldt bij een zakelijke klant in een ander EU-land. Op de factuur zet je dan btw verlegd en het btw-nummer van je klant.

Welke gegevens op de factuur?

Bij een particulier zet je naam en adres op de factuur. Bij een bedrijf de bedrijfsnaam en het adres, en bij btw-verlegging in de EU ook het btw-nummer van je klant. Je eigen KvK-nummer en btw-id staan er altijd op, voor beide soorten klanten.

Betaaltermijn en betaalgedrag

Standaard geldt een betaaltermijn van 30 dagen. Met zakelijke klanten mag je tot 60 dagen afspreken, als jullie dat samen vastleggen. Bedrijven betalen soms wat trager door hun eigen administratie. Een betaallink op de factuur en een nette herinnering helpen om sneller je geld te krijgen, bij beide soorten klanten.

Per klant het juiste op de factuur

Je hoeft dit niet elke keer opnieuw uit te zoeken. Met SpreekFactuur leg je per klant vast of het een particulier of een bedrijf is en welk btw-regime geldt. De factuur staat dan automatisch goed, inclusief de juiste teksten bij btw-verlegging.

Veelgestelde vragen

Moet ik particulieren prijzen inclusief btw geven?▾

Het is geen wettelijke plicht op de factuur zelf, maar wel een aanrader bij je prijsopgave en offerte. Een particulier krijgt de btw niet terug, dus de prijs inclusief btw is voor hem het duidelijkst.

Wanneer verleg ik de btw?▾

Vooral als onderaannemer in de bouw en bij zakelijke klanten in een ander EU-land. Je rekent dan geen btw en zet btw verlegd op de factuur, met het btw-nummer van je klant.

Heb ik het btw-nummer van een zakelijke klant nodig?▾

Bij btw-verlegging naar een EU-klant wel. Bij een gewone binnenlandse factuur is het niet altijd nodig, maar het staat netjes en is soms handig voor je klant.

Geldt dezelfde betaaltermijn voor bedrijven?▾

Standaard is 30 dagen. Met bedrijven mag de termijn oplopen tot 60 dagen, maar alleen als jullie dat samen afspreken.

Particulier of bedrijf, je factuur klopt vanzelf

Leg per klant vast wie het is, en SpreekFactuur zet het juiste btw-regime en de juiste teksten op de factuur. Spreek in en versturen maar. Gratis te proberen.

Gratis starten

Verder lezen

Je eerste factuur maken als ZZP'er: stap voor stap Factuur sjabloon voor ZZP'ers: voorbeeld, checklist en gratis opties Boekhouding ZZP zelf doen: het mag, het kan, en het hoeft niet duur te zijn Btw verleggen Je eerste factuur maken Wat is een factuur?Functies: facturen