Klant betaalt je factuur niet, en nu?

Een onbetaalde factuur is voor een ZZP'er meer dan vervelend, het is direct geld dat in jouw boekhouding ontbreekt. Goed nieuws: je staat sterker dan je denkt. De wet geeft je heldere stappen om je geld op te eisen, en in de meeste gevallen lost het al op bij de eerste of tweede aanmaning. In deze gids loop je het hele traject door: van vriendelijke herinnering tot deurwaarder, plus de wettelijke rente en incassokosten die je mag rekenen.

Stap 1: vriendelijke herinnering (1 week na vervaldatum)

Een week na de vervaldatum is het moment voor een korte, vriendelijke herinnering. Veel klanten zijn niet onwillig, maar gewoon vergeten. Houd de toon professioneel en geef de klant een uitweg: een excuus om alsnog snel te betalen zonder zich te schamen. Vermeld het factuurnummer, het openstaande bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum, en een nieuwe deadline (bijvoorbeeld 7 dagen). Voeg een betaallink (iDEAL/Tikkie) toe om de drempel zo laag mogelijk te maken. Geen dreigementen, geen incassokosten in deze fase, dat houd je in reserve voor stap 2.

Factuurnummer + bedrag noemen
Oorspronkelijke vervaldatum erbij
Nieuwe deadline (7 dagen)
Betaallink in de mail
Vriendelijke maar duidelijke toon

Stap 2: officiële aanmaning (14-dagen-brief)

Reageert je klant niet op de herinnering? Stuur dan een officiële aanmaning, ook wel de '14-dagen-brief' genoemd. Dit is een wettelijke formaliteit die je rechten beschermt als je later wilt escaleren. Geef de klant minimaal 14 dagen vanaf ontvangst om alsnog te betalen, en kondig aan welke incassokosten en wettelijke rente erbij komen als ze die termijn niet halen. Belangrijk: deze brief moet bewijsbaar verstuurd zijn (aangetekend per post, of via e-mail met leesbevestiging). Zonder een geldige aanmaning kan een rechter de incassokosten later afwijzen.

Minimum 14 dagen extra termijn
Incassokosten + wettelijke rente expliciet noemen
Aangetekend verstuurd of via e-mail met leesbevestiging
Verwijzing naar de oorspronkelijke factuur en herinnering

Stap 3: wettelijke rente in rekening brengen

Vanaf het moment dat de betaaltermijn is verstreken, mag je wettelijke rente rekenen. Voor zakelijke klanten (B2B) is dat de wettelijke handelsrente, die elk halfjaar wordt bijgesteld door de overheid. Voor particulieren geldt een lagere standaardrente van rond de 7% per jaar. De rente bereken je over het openstaande bedrag, gerekend vanaf de oorspronkelijke vervaldatum tot de daadwerkelijke betaaldatum. Voorbeeld: een factuur van 1.000 euro die 60 dagen te laat wordt betaald aan 8% wettelijke handelsrente kost de klant ongeveer 13 euro extra. Vermeld de rente apart op je herinnering of incassofactuur. Je hoeft de rente niet op te eisen om recht te hebben, maar moet ze wel expliciet noemen voor zakelijke claims.

Stap 4: incassokosten volgens de WIK

Naast rente mag je incassokosten in rekening brengen, vastgesteld door de Wet Incassokosten (WIK). De staffel is wettelijk: 15% over de eerste 2.500 euro met een minimum van 40 euro, 10% over de volgende 2.500, 5% over de volgende 5.000, 1% over de volgende 190.000. Op een onbetaalde factuur van 1.000 euro kom je dus op 150 euro incassokosten, op 250 euro op 40 euro (het minimum). Vermeld de exacte incassokosten in je aanmaning. Een klant die alsnog binnen 14 dagen na de aanmaning betaalt, hoeft die kosten niet te betalen, maar de drempel om alsnog over de brug te komen is groter zodra de kosten zwart op wit staan.

Minimum 40 euro, maximum 6.775 euro
15% over de eerste 2.500
10% over 2.500 tot 5.000
Alleen mogelijk na een geldige aanmaning met 14-dagen-termijn

Stap 5: betalingsregeling aanbieden

Soms wil een klant best betalen, maar zit er even krap bij. Een betalingsregeling kan dan iedereen helpen: jij krijgt je geld (in delen), de klant houdt zijn bedrijf draaiende en je houdt de relatie intact. Stel een concreet voorstel op: bijvoorbeeld 4 termijnen van 250 euro per maand. Zet het schriftelijk vast met handtekening of e-mail-bevestiging, inclusief consequenties als de regeling niet wordt nagekomen (het hele bedrag wordt dan direct opeisbaar). Een betalingsregeling kost je niets aan incassokosten en is vaak sneller dan een formele procedure. Belangrijke nuance: spreek af dat lopende rente blijft doorlopen tot het volledige bedrag binnen is. Anders financier je je klant gratis.

Stap 6: incassobureau, deurwaarder of advocaat

Heeft alle communicatie niet geleid tot betaling, dan is het tijd voor externe hulp. Een incassobureau is meestal de eerste stap: ze nemen het hele dossier over en proberen via brieven en telefoongesprekken te innen. Veel bureaus werken op no cure no pay basis, met een commissie van 10-15%. Een deurwaarder is een trapje hoger: zij mogen wettelijk dwingender optreden en de stap zetten naar een rechtszaak. Bij bedragen onder 25.000 euro gaat een zaak naar de Kantonrechter (relatief snel en goedkoop). Een advocaat is alleen nodig bij ingewikkelde zaken of bij hogere bedragen. Voor je een procedure begint: weeg de tijd, kosten en kans op verhaal af. Als de klant failliet is of geen verhaal biedt, is een rechterlijke uitspraak weinig waard.

Incassobureau: 10-15% commissie, no cure no pay mogelijk
Deurwaarder: kan dagvaarden en beslag leggen
Kantonrechter: tot 25.000 euro, geen advocaat verplicht
Advocaat: bij gecompliceerde of grote zaken
Faillissementsrisico: check insolventieregister voor je begint

Voorkomen is beter dan innen: vooraf afspraken maken

De beste niet-betaalde factuur is degene die je nooit hoeft te innen. Een paar dingen die het verschil maken: vooraf een duidelijke offerte met betaaltermijn en betaalvoorwaarden, een aanbetaling vragen bij grotere klussen (30 of 50% upfront), bij nieuwe klanten een KvK-check doen om dubieuze partijen te filteren, factureren direct na de oplevering (niet wachten tot eind van de maand), en altijd een iDEAL-betaallink toevoegen die in één klik werkt. Bij langere trajecten kun je in termijnen factureren, zodat je nooit weken aan werk vooruit financiert. Met SpreekFactuur staan je betaalvoorwaarden standaard op elke factuur en kun je per klant signaleren of er een aanbetaling nodig is voordat je begint.

Veelgestelde vragen

Hoeveel wettelijke rente mag ik rekenen?▾

Voor zakelijke klanten geldt de wettelijke handelsrente (variabel, in 2026 ongeveer 8% per jaar). Voor particulieren geldt de gewone wettelijke rente van 7%. De rente bereken je over het openstaande bedrag, vanaf de oorspronkelijke vervaldatum tot de daadwerkelijke betaaldatum. Check rijksoverheid.nl voor het actuele percentage.

Wat zijn de wettelijke incassokosten?▾

Volgens de Wet Incassokosten (WIK) is dat een staffel: 15% over de eerste 2.500 euro met een minimum van 40 euro, 10% over de volgende 2.500, 5% over de volgende 5.000 en 1% over de volgende 190.000, met een maximum van 6.775 euro. Je mag deze kosten alleen rekenen na een geldige aanmaning met 14-dagen-termijn.

Hoe lang voor een rechtszaak?▾

Bij een onbetwiste factuur kun je binnen een paar weken na de aanmaning een dagvaarding laten uitgaan. Een Kantonrechter-zaak loopt meestal binnen 3-6 maanden tot een uitspraak. Bij betwiste of complexe zaken kan een procedure een jaar of langer duren. Een betalingsregeling of incassobureau is vaak sneller en goedkoper dan de gang naar de rechter.

Wat als de klant failliet is?▾

Bij faillissement word je een 'concurrente schuldeiser' en sluit je achter de rij. Hooguit kun je tien tot twintig cent op de euro terugkrijgen, vaak nul. Check vooraf het centraal insolventieregister op rechtspraak.nl voordat je doorzet. Voor grotere bedragen is het soms slimmer om de vordering af te boeken en je BTW terug te vragen (dat mag bij oninbare facturen).

Kan ik BTW terugvragen op een oninbare factuur?▾

Ja. Als duidelijk is dat een factuur niet betaald gaat worden (faillissement, definitieve weigering, of meer dan een jaar onbetaald gebleven na invorderingsacties), mag je de afgedragen BTW terugvragen via je volgende BTW-aangifte. Je vermeldt het op de aangifte als correctie bij vraag 1a/1b. Bewaar bewijsstukken van je invorderingsacties voor een eventuele controle.

Mag ik direct een incassobureau inschakelen zonder zelf eerst te herinneren?▾

Technisch wel, maar het is meestal duurder en relatie-onvriendelijk. De wet eist dat een consument minimaal 14 dagen krijgt na ontvangst van een eerste aanmaning voordat incassokosten gerekend kunnen worden. Een zakelijke klant mag je sneller doorzetten, maar in de praktijk werkt een eigen herinnering vaak het snelst.

Laat SpreekFactuur de eerste herinneringen voor je sturen

Spreek je factuur in, SpreekFactuur volgt de betaling. Niet betaald na de vervaldatum? Dan staat de herinnering klaar op je vandaag-scherm. Stuur 'm met één tik, inclusief betaallink. Bij escalatie hebben we voorbeeldteksten voor de officiële aanmaning klaarstaan.

Gratis starten

Verder lezen

Je eerste factuur maken als ZZP'er: stap voor stap Factuur sjabloon voor ZZP'ers: voorbeeld, checklist en gratis opties Boekhouding ZZP zelf doen: het mag, het kan, en het hoeft niet duur te zijn Je eerste factuur maken Factuursjabloon downloaden Functies: betalingen Wij helpen je gratis met overstappen